Wann sollte ich von einer kostenlosen auf eine kostenpflichtige HR-Software wechseln?

Wenn einer der folgenden Trigger eintritt: (1) Team wächst über 10 MA hinaus, (2) DATEV-Schnittstelle zum Steuerberater wird Pflicht, (3) aktives Recruiting mit mehreren offenen Stellen gleichzeitig startet, (4) Lohnabrechnung intern abgewickelt werden soll, (5) Compliance-Anforderungen steigen (z.B. Betriebsrat-Dokumentation).

HR Software kostenlos 2026: Die besten Gratis-Tools für KMU

Q: Was kann kostenlose HR-Software?

Dauerhaft kostenlose HR-Tools wie Factorial Free bieten typischerweise: Urlaubsverwaltung, Abwesenheitserfassung, Zeiterfassung, digitale Personalakte und ein einfaches Organigramm. Nicht enthalten sind Payroll-Export, DATEV-Schnittstelle, Recruiting-Module und erweiterte HR-Analytics.

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TL;DR: Beste dauerhaft kostenlose HR-Software für KMU: Factorial Free (bis 10 MA). Wenn das Team wächst oder DATEV-Integration Pflicht wird: Factorial Plus oder Personio — je nach Teamgröße und Payroll-Bedarf.

Die wichtigste Unterscheidung zuerst: Dauerhaft kostenlos vs. Trial

Wer nach “HR Software kostenlos” sucht, findet vor allem zwei Typen:

Typ	Beispiel	Was das bedeutet
Dauerhaft kostenlos (Freemium)	Factorial Free	Kein Ablaufdatum, Limits nach Teamgröße
Kostenloser Trial	Personio (30 Tage Demo)	Zeitlich begrenzt, danach kostenpflichtig
Open Source (selbst hosten)	OrangeHRM	Software kostenlos, aber Hosting + Setup selbst

Dieser Artikel fokussiert auf dauerhaft kostenlose Optionen. Kostenpflichtige Tools mit Trial sind kein “kostenlose HR-Software” — sie sind Demo-Angebote. Das ist ein wichtiger Unterschied für KMU, die dauerhaft sparen wollen.

Wir haben Factorial Free selbst sechs Monate lang für ein 8-Personen-Redaktionsteam betrieben, bevor wir auf Personio gewechselt sind. Hier ist die ehrliche Bewertung, was Gratis-Tools wirklich können und wo ihre Grenzen liegen.

Die 4 besten dauerhaft kostenlosen HR-Software-Optionen

#1 Factorial Free — die klare Empfehlung für KMU

Factorial bietet den umfangreichsten kostenlosen Plan im deutschsprachigen Markt.

Was im Free-Plan enthalten ist:

Digitale Personalakte mit Dokumentenmanagement
Urlaubsverwaltung mit Genehmigungsworkflow
Arbeitszeiterfassung (Web + Mobile App iOS/Android)
Abwesenheitskalender für das gesamte Team
Organigramm (automatisch generiert)
Feiertage nach Bundesland (automatisch konfiguriert)
Basis-Reporting (Urlaubskonten, Überstunden)

Was NICHT im Free-Plan ist:

Payroll-Export und DATEV-Schnittstelle
Recruiting-Modul (ATS)
Erweiterte HR-Analytics und Custom Reports
Onboarding-Automatisierung
Digitale Unterschriften

Bewertung: Für ein Team bis 10 Personen, das Urlaub verwalten, Zeiten tracken und Dokumente ablegen will, ist Factorial Free vollwertig. Der Moment, in dem DATEV-Export oder Recruiting relevant wird, endet der sinnvolle Einsatz des Free-Plans.

Limit: 10 Mitarbeiter. Ab dem elften wechselt das System automatisch in Factorial Plus (~€4–5/MA/Monat).

Detaillierter Test: Factorial HR Test 2026: Erfahrungen, Kosten & ehrliche Meinung

Factorial HR

#2 OrangeHRM (Open Source)

OrangeHRM ist die führende Open-Source-HR-Software weltweit. Die Community Edition ist kostenlos zum Selbst-Hosten.

Was enthalten ist:

Vollständige Personalverwaltung
Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung
Recruiting-Modul (einfach)
Performance-Management
Self-Service-Portal für Mitarbeiter

Was das bedeutet (ehrlich):

Selbst-Hosting erfordert einen Server, technisches Know-how für Installation und Wartung
Kein managed Update-Service — Sicherheitsupdates manuell einspielen
Kein DSGVO-AVV out-of-the-box (muss selbst konfiguriert werden)
Support nur über Community-Forum

Für wen geeignet: Teams mit IT-Ressourcen intern, die volle Datenkontrolle wollen und keine Cloud-Lösung bevorzugen. Für ein KMU ohne technische Mitarbeiter ist OrangeHRM praktisch keine echte Option — der Administrations-Overhead übersteigt schnell den Nutzen.

Für wen nicht geeignet: Alle anderen. Der scheinbare Kostenvorteil von €0 wird durch den Aufwand für Setup, Wartung und Security-Updates aufgefressen.

#3 Zoho People Free (bis 5 MA)

Zoho bietet einen dauerhaften Free-Plan für bis zu fünf Mitarbeiter.

Was enthalten ist:

Urlaubsverwaltung
Anwesenheitserfassung
Basis-Dokumente je Mitarbeiter

Einschränkungen:

Limit von 5 MA ist für die meisten KMU schnell erreicht
Stärker als Factorial nur, wenn bereits Zoho CRM im Einsatz ist (natives Zoho-Ökosystem)
Für Teams, die Zoho nicht nutzen: kein relevanter Vorteil gegenüber Factorial

Fazit: Zoho People Free ist sinnvoll, wenn bereits Zoho CRM eingesetzt wird. Ansonsten ist Factorial Free die bessere Wahl.

#4 Absence.io (kein Free-Plan, aber Erwähnung wert)

Absence.io bietet keinen dauerhaften Free-Plan, aber einen 14-Tage-Trial und einen sehr günstigen Einstieg ab €3,40/MA/Monat. Der Fokus liegt auf Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement.

Für Teams, die ausschließlich Urlaub und Abwesenheiten verwalten wollen (keine Personalakte, kein Payroll-Bedarf), ist Absence.io die schmalste und günstigste Lösung auf dem Markt.

Was dauerhaft kostenlose HR-Tools NICHT können

Das ist die ehrliche Antwort auf die häufigste Enttäuschung bei kostenlosen HR-Tools:

Feature	Gratis verfügbar?	Warum nicht
Payroll-Export (DATEV, Lexware)	❌	Kostenpflichtiges Kernfeature
Recruiting-Modul / ATS	❌	Zu komplex für Freemium
Onboarding-Automatisierung	❌	Premium-Feature
Erweiterte HR-Analytics	❌	Premium-Feature
Digitale Unterschriften	❌	Kosten durch Drittanbieter
Unbegrenzter Mitarbeiterzahl	❌	Business Model der Anbieter
DATEV-zertifizierte Integration	❌	Premium-Feature

Konsequenz: Wer diese Features braucht, hat keine echte kostenlose Alternative. Kostenpflichtige Tools wie Personio oder Factorial Plus sind keine Option zum Überteuern — sie decken Anforderungen ab, die Freemium schlicht nicht leisten kann.

Wann reicht eine kostenlose HR-Software?

Kostenlose HR-Software ist die richtige Wahl, wenn:

Das Team hat weniger als 10 Mitarbeiter
Die HR-Anforderungen beschränken sich auf Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung, digitale Personalakte
DATEV-Export ist kein Thema (Steuerberater arbeitet mit manuell übermittelten Daten oder mit einem separaten Lohnbuchhaltungstool)
Kein aktives Recruiting läuft (keine offenen Stellen, die mit ATS-Software verwaltet werden müssen)
Das Team wächst langsam — kein kurzfristiger Übergang über die 10-MA-Grenze geplant

Wann sollte man upgraden?

Trigger	Empfohlene Aktion
Team wächst über 10 MA	Factorial Plus (~€4–5/MA/Mo) oder Personio Demo
DATEV-Schnittstelle Pflicht	Personio oder HRworks
Mehrere Stellen gleichzeitig aktiv	Personio (stärkeres Recruiting-Modul)
Lohnabrechnung soll intern laufen	Kein Gratis-Tool — DATEV-zertifiziertes Tool nötig
Betriebsrat-Dokumentation gefordert	Personio oder spezialisiertes HR-Tool
DSGVO-Compliance-Audit vorgelagert	Personio (stärkere AVV und Audit-Logs)

Der echte Kostenvergleich: “Kostenlos” ist kein Selbstzweck

Eine HR-Buchhalterin (Stundensatz €40) verbringt in einem 10-MA-Unternehmen typischerweise 6–8 Stunden monatlich mit manuellen HR-Aufgaben: Urlaubsanträge per E-Mail koordinieren, Stunden aus Excel-Tabellen aufsummieren, Dokumente per Hand ablegen.

Das sind €280–320 an monatlichen Arbeitskosten für manuelle HR-Verwaltung — in einem Team, das Factorial Free kostenlos nutzen könnte.

Die Frage ist also nicht: “Ist die Software kostenlos?” Die Frage ist: “Kostet die Alternative (manueller Aufwand) mehr als das Tool?” Die Antwort für ein Team ab 5 MA ist fast immer: Ja.

Fazit

Factorial Free ist der unangefochtene Gewinner bei dauerhaft kostenloser HR-Software für KMU. Für Teams bis 10 MA gibt es keinen Grund, es nicht einzusetzen — der Free-Plan ist vollwertig für die tatsächlichen Anforderungen dieser Teamgröße.

OrangeHRM ist eine theoretische Alternative für Teams mit IT-Ressourcen, aber für die meisten KMU ist der Administrations-Overhead höher als der Nutzen.

Wenn das Team wächst oder DATEV/Payroll relevant wird: Factorial Plus oder Personio sind die logischen nächsten Schritte.

Factorial HR

Weiterführende Artikel

FAQ

Gibt es wirklich dauerhaft kostenlose HR-Software?

Ja. Factorial HR ist für Teams bis 10 Mitarbeiter dauerhaft kostenlos — kein Trial, kein Ablaufdatum. Der Free-Plan enthält Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung und digitale Personalakte. Open-Source-Alternative: OrangeHRM (erfordert eigenes Hosting und technisches Know-how).

Was kann kostenlose HR-Software?

Dauerhaft kostenlose HR-Tools wie Factorial Free bieten: Urlaubsverwaltung, Abwesenheitserfassung, Zeiterfassung, digitale Personalakte, Organigramm. Nicht enthalten sind Payroll-Export, DATEV-Schnittstelle, Recruiting-Module und erweiterte HR-Analytics.

Bis zu welcher Teamgröße ist kostenlose HR-Software sinnvoll?

Bis ca. 10 Mitarbeiter ist Factorial Free eine vollwertige Lösung. Ab 10–15 MA empfiehlt sich ein Blick auf kostenpflichtige Tools, sobald DATEV-Integration, Payroll oder aktives Recruiting benötigt wird.

Wann sollte ich von kostenloser auf kostenpflichtige HR-Software wechseln?

Wenn einer dieser Trigger eintritt: Team wächst über 10 MA, DATEV-Schnittstelle wird Pflicht, aktives Recruiting mit mehreren Stellen läuft, oder interne Lohnabrechnung geplant ist. Dann ist Factorial Plus (~€4–5/MA/Monat) oder Personio der logische nächste Schritt.

Quellen: Factorial offizielle Pricing-Seite und Feature-Dokumentation, OrangeHRM Community Edition Dokumentation, Zoho People Free Plan Seite. Stand April 2026.